Олег Брагинский. Оптимизация бизнес-процессов 2 из 7

На этом занятии обсудим инициацию процессного подхода: как подступиться и с чего начать.

Возможны два варианта борьбы за процессную эффективность:
- крупное предприятие создаст специализированную службу, подразделение или процессный офис для последовательной долговременной системной деятельности
- малая организация начнёт с выборочной оптимизации наиболее затратных фрагментов процессов, их фаз и этапов.

Под затратами в данном контексте будем понимать:
- потребляемые денежные или сырьевые ресурсы
- временные затраты сотрудников или клиентов.

Клиентами следует считать:
- внешних покупателей, приносящих доход организации приобретением товаров или услуг, а также
- внутренних потребителей, предоставляющих результаты труда в цепочках создания ценности.

При верхнеуровневом подходе начните с создания карты процессов: схемы, в которой каждый вид деятельности организации:
- находит своё отражение – т.е. нет ни одной активности за пределами карты процессов
- имеет началом сырьё, клиента, внутреннего заказчика или другую активность
- завершается получением прибыли, уходит на повтор или продолжается следующей деятельностью.

Важность карты процессов предприятия можно сравнить с пользой атласа звёздного неба для мореплавателя, давно покинувшего родные берега. Яркие звезды – хорошо различимые элементы деятельности организации, созвездия – отлаженные процессы, туманности – плохоформализованные фазы, галактики – несистемные скопления этапов.

Если разных сотрудников по уровню иерархии, квалификации и специализации, опыту работы и стажу в компании попросить нарисовать упрощённую карту процессов, нас будет ожидать сюрприз:
- окажется, что никто не понимает целостную картину деятельности организации
- различные специалисты по-разному видят последовательность и взаимосвязи процессов
- сколько-то существующих процессов будут пропущены, как неважные и малозначимые
- некоторые активности вызовут справедливое возмущение бесполезностью
- окажется, что ряд процессов не имеют клиентов и потребителей, т.е. существуют автономно, как следствие бесцельно и бесполезно.

Конечно же возможны оправдания в том, что это историческое наследие богатого опыта длительного существования и раньше так было нужно по важным причинам. Вот тут, на этом раннем этапе следует договориться, что не имеет смысла искать виноватых или причины неэффективности.

Здесь и далее следует сосредоточится на создании рационального завтра вместо прорывающихся попыток критиковать прошлое, жёстко пресекая попытки оправданий, нападок и объяснений. Уже не важно, как было и почему – сообща строим лучшее светлое будущее.

Рекомендовал бы действовать в составе рабочих групп, выдавая часть поручений в виде домашних заданий. Во время коллективного общения динамично продвигаемся вперёд, в условиях переписки итерационно уходим в аргументацию частных позиций вместо выработки единой общей.

Для того, чтобы грамотно ставить задачу на домашнюю работу и получать приемлемую отдачу, следует собираться и договариваться о способе представления результата. Существует много различных видов отображения карты процессов организации, я выбираю те, которые:
- быстры в создании
- просты в понимании
- полезны в использовании.

Не увлекайтесь модными технологиями, навороченными программами, инновационными методиками. В рамках данного курса обойдёмся бумагой и карандашом. Безусловно, поразить коллег можно применив Microsoft PowerPoint и Visio, но лучше удивлять результатами, чем красиво состряпанными документами.

Итак, карта процессов организации:
- рисуется слева направо
- умещается на одном листе
- начинается с клиента, заканчивается прибылью
- состоит из кружочков – вершин графа, представляющих объекты или субъекты
- вершины объединяются линиями процессов, идущими вправо и вниз или стрелочками направленными вверх или влево.

Легко запомнить правило – мы читаем тексты слева направо и сверху вниз. Эти направления считаются естественными, поэтому линии такой ориентации не требуют и не имеют стрелочек.

Северную стартовую вершину – Полярную Звезду – ставим слева по центру горизонтально расположенного листа, созвездия процессов будут идти от неё вправо. Хочется нарисовать несколько начальных вершин? Верный признак того, что есть нечто обобщающее, о чём Вы забыли.

Добавьте ещё одну корневую вершину и всё станет на свои места. Если не получается сообразить, что является истоком деятельности, придумайте пока формально-фиктивную вершину. Через время вернётесь и, имея за плечами опыт создания первой итерации карты процессов, сможете переформулировать начальную вершину бизнес-процессов организации.

Процессы, как я уже говорил, рисуем линиями преимущественно вправо, соединяя вершины субъектов или объектов в сторону Южного Креста, расположенного справа листа, раз мы уже пользуемся аналогиями звёздного неба.

Субъектами могут быть носители активной деятельности, инициаторы событий, физические лица или их группы:
- клиенты и потребители
- сотрудники и партнёры
- поставщики и посредники
- ...

Видео Олег Брагинский. Оптимизация бизнес-процессов 2 из 7 канала Олег Брагинский