Олег Брагинский. Оптимизация бизнес-процессов 3 из 7

На этом занятии вы узнаете, как происходит документальная формализация процессов – отрисовка схемы созвездий, если помните аналогию атласа звёздного неба.

Я использую подход, при котором рисую перед рабочей группой абстрактный, но понятный процесс, например, подготовка трёх семей с детьми к совместному празднованию Нового года в только что сданной пустой квартире. Кое-что, скажем, стол и стулья, нужно принести с собой, ёлку и подарки купить в магазине; продукты приобрести, приготовить и смешать в оливье; ёлку нарядить, стол накрыть, фужеры наполнить шампанским.

Как и в реальной жизни, ввожу ограничения:
- дети не ходят без взрослых, не прикасаются к острому, хрупкому и спиртному
- мужчины не готовят, за один раз носят один предмет в любом количестве
- женщины не носят тяжёлое и не ходят за покупками.

Группа всегда легко справляется с заданием, выбирая графический, табличный или текстовый способ описания процесса. Далее я объясняю несколько фишек:
1. Следует оперировать тактами времени, скажем, по 10 минут.
2. Не должно быть простаивающих участников из-за того, что с предыдущих тактов их не обеспечили работой. Например, невозможно сварить яйца, если их ещё не купили.
3. Желательно минимизировать перемещения участников и смену видов деятельности. Глупо, скажем, купить картошку, сварить, почистить и убежать за горошком, купить, принести, открыть, смешать и снова отправиться в магазин за майонезом.
4. Цель упражнения – создать процесс кратчайшей длительности и максимального задействования ресурсов, а не просто алгоритм последовательных шагов.
5. Важной задачей является обучение единому инструменту описания и оптимизации процессов, а также демонстрация группе способов быстрого достижения и фиксации договорённостей.

Схема описания процесса состоит из шести элементов:
- слева – узкий вертикальный перечень участников, начиная с клиента и вниз, по удалению субъектов от потребителя
- правее – занимающий подавляющую площадь листа, длинный широкий бассейн активности, в котором действуют субъекты, если есть участники из одного подразделения – объединяем их единой плавательной дорожкой
- справа от бассейна – узкая вертикальная таблица участия в процессе – состоит из двух пар столбцов: количество вершин и суммарная длительность участия субъектов в процессе ДО и ПОСЛЕ оптимизации
- слева внизу под перечнем участников – характеристики процесса – текущее и желаемое количество вершин, длительность и показатели совершенства процесса
- под бассейном располагается нумерованное описание этапов процесса с указанием длительности
- справа внизу, под таблицей участия располагается паспорт процесса с указанием Заказчика, Исполнителя, версии, даты, цели работ и ожидаемого эффекта.
- иногда, в сложных случаях под описанием этапов располагаю их особенности и риски – внешние требования, обоснование контроля, устраняемые потери.

Перечень участников строится по первой встречаемости в процессе. Даже если субъект выполняет ряд активностей, всё равно сортируем список по первому действию. Например, если гость заказал в ресторане бизнес-ланч, список участников будет таким: клиент, официант, су-шеф, старший повар, повар, мойщик и кассир.

В ресторане есть и другие участники: марочник или контролёр, концепт-шеф или бренд-шеф, шеф-кондитер, шеф-повар, но давайте сегодня не будем усложнять.

В бассейне активностей нарисуем плавательные дорожки:
- первую отведём клиенту ресторана
- вторую – официанту, который перемещается от стола к кухне, мойке и кассиру
- третью – работникам, готовящим бизнес-ланч – су-шефу, старшему повару и повару
- четвертую и пятую отдадим мойщику и кассиру.

Если бы гость посетил заведение для романтического ужина вдвоём, во вторую дорожку мы бы ещё включили сомелье, чья активность, формально, похожа на работу официанта – принять заказ и принести вино. Сюда же попадёт и администратор зала, усаживающий гостя за столик.

Напротив клиента в бассейне активности рисуем кружочек с номером один, правее на такт и ниже на участника, напротив официанта, ставим кружочек под номером два. Соединяем вершины диагональной линией этапа сверху вниз и слева направо.

Внизу, под бассейном в описании этапов рисуем блок-стрелку, в которой указываем:
- номер – «один-два», так как этап соединяет первую и вторую вершины
- содержание – «приём заказа» – суть активности этапа
- длительность – предположим, «пять минут».

Следующий кружочек под номером три, ставим ещё правее и ниже, напротив су-шефа, которому официант передаёт кулинарные пожелания гостя. Соединяем вершины два и три диагональной линией и в блок-стрелке описания этапа отражаем: «два-три», «передача заказа на кухню», «30 секунд».

Далее пойдёт готовка первого блюда, подача на стол, уборка пустой тарелки, второе блюдо, напиток, расчёт и уборка стола перед следующим гостем. Кажется, зарисовка такого процесса не должна вызвать у Вас сложностей.

Предположим, что в летнем бизнес-ланче есть выбор:
- холодная окрошка или горячий борщ
- жареное мясо с макаронами, рыба с картофельным пюре...

Видео Олег Брагинский. Оптимизация бизнес-процессов 3 из 7 канала Олег Брагинский