Проверка документов, легализация, нотариальное заверение, нострификация или аттестация?

Кто бы мог подумать, что существует так много терминов для обозначения одного и того же понятия? Процесс получения документа, выданного в одной стране, и его юридического признания в другой - не совсем простой процесс, но он часто усложняется из-за различий в терминологии. Здесь мы объясним различия (и сходства) между этими терминами и проясним любую путаницу.

Почему существует так много названий для одной и той же вещи?
Хотя этапы и процессы могут различаться в зависимости от нескольких факторов, часто бывает так, что термины, используемые для обозначения одних и тех же процессов, тоже различаются. Это может привести к путанице для тех, кому необходимо оформить документы для использования за рубежом.

Мы часто сталкиваемся с тем, что термины зависят от страны, например, в ОАЭ процесс обычно называют "заверением", а в Великобритании он наиболее широко известен как "легализация". Оба эти термина относятся к процессу придания документу, выданному в одной стране, законного статуса в другой, путем прохождения ряда проверок и штампов в государственных учреждениях.

В США, однако, все становится еще сложнее. Документы, выданные в США, могут рассматриваться как на уровне штата, так и на национальном уровне, в зависимости от того, где предъявляются документы.

Поскольку США являются частью Гаагского соглашения об апостилировании, если документ представляется в другой стране Гаагской конвенции, простой апостиль проставляется штатом, в котором находится документ. Иногда это называют "апостилированием".

Однако если документ предназначен для другой страны, не входящей в это соглашение, например, для Китая или Катара, он должен пройти более строгую проверку в Государственном департаменте. В США это называется "аутентификацией" и происходит вместо апостилирования.

Что такое Гаагская конвенция и какие страны являются ее участниками? Прочтите нашу статью в блоге на эту тему и узнайте об этом здесь.

Этот первоначальный этап в стране отличается от процессов в других странах, например, в Великобритании, где апостиль проставляется только на документ, независимо от его конечного назначения.

При всем многообразии терминологии определить, что именно вам нужно в вашем конкретном случае, может быть сложно, просто поискав информацию в Интернете, поскольку необходимо учитывать множество факторов.

Что представляет собой процесс, о котором идет речь в этих терминах?
Существует ряд шагов, необходимых для того, чтобы ваш документ был признан в стране, отличной от той, в которой он был выдан. Хотя этапы зависят от страны выдачи, типа документа, его назначения и страны назначения, обычно выделяют три основных этапа:

Верификация в стране, выдавшей документ
Проверка в посольстве страны назначения, которое находится на территории страны-эмитента.
Окончательное утверждение штампа, когда документ достигает страны назначения.
Например, если у вас есть диплом о высшем образовании, выданный в Великобритании, и вы хотите претендовать на должность в ОАЭ, вам необходимо пройти следующие этапы:

Заверение у нотариуса - необязательный шаг, при котором нотариус делает копию вашего диплома, чтобы сохранить оригинал в чистоте.
Штамп "Апостиль" - проставляется Министерством иностранных дел и по делам Содружества, подразделением правительства Великобритании.
Штамп посольства ОАЭ - должен быть проставлен посольством ОАЭ в Лондоне, так как документ выдается в Великобритании.
Штамп МИД - после того, как документ попадет в ОАЭ, правительство этой страны поставит окончательный штамп, чтобы убедиться в подлинности апостиля и штампа посольства.

Образец апостиля Великобритании
Некоторые процедуры намного проще, в то время как некоторые могут быть намного сложнее, включая перевод и более глубокий анализ со стороны государственных служащих. Возможно, в начале процесса вам даже потребуется нотариальное заверение документа, а не просто заверение у поверенного.

В чем разница между заверением у поверенного и нотариальным заверением? Читайте нашу статью в блоге на эту тему, чтобы узнать об этом здесь.

Если вы не уверены в том, что вам нужно для представления документов, всегда лучше поговорить с экспертом, который сможет проконсультировать вас по вашим индивидуальным обстоятельствам.

Почему вообще необходим этот процесс?
Поскольку документы в разных странах мира сильно отличаются по форме представления, любому человеку трудно быть уверенным в подлинности документа, с которым он не знаком. Например, свидетельство о присвоении ученой степени в Великобритании обычно представляется в виде одного листа бумаги формата А4 с данными, напечатанными или написанными от руки уполномоченным должностным лицом. Однако российский диплом о высшем образовании похож на документ паспортного образца, на котором есть фотография студента и данные о его награде.

Чтобы избежать сомнений в подлинности документа, был введен процесс легализации. Это дает гарантию правительства страны, выдавшей документ, что любой документ с официальной печатью является подлинным.

Это значительно облегчает возможность предъявления поддельных документов за границей. В случае если требуется перевод, легализация также помогает убедиться в том, что перевод является подлинным отображением оригинального документа.