Как составить план внедрения программного обеспечения для учёта договоров

Меня зовут Фархад Баширов. Более десяти лет я занимаюсь внедрением программных решений для организаций. Подробнее о программных решениях https://rp-integra.ru/solutions/ В данном видео приведен поэтапный план, которые рекомендуется выполнить перед внедрением программы для договорной работы. Описанный план можно взять за основу для автоматизации других процессов. Популярными являются бухгалтерские программы, приложения для работы с клиентами и рекламно-маркетинговые сервисы. Но структура компании не сводятся только к бухгалтерии, продажам и рекламе. Этап первый. Вначале опишите бизнес-процессы. Задумайтесь, как сейчас у Вас организован договорной учет? Проведите интервью с сотрудниками, кто работает с договорами. На основании данного анализа выделите бизнес-процессы. Создайте документ с описанием процессов и их этапами. Например: обработка заявки, создание договора, согласование, подписание, исполнение и так далее. Рядом с каждым этапом, помимо имени сотрудника, обязательно запишите оценочное время, которое тратит сотрудник на свой этап. Далее нарисуйте блок-схему связей между этапами. Проанализируйте полученную схему и ответьте на два вопроса: · Какие этапы занимают больше всего времени? Например, ручной ввод данных, поиск или формирование шаблонов документов. · И на каком этапе дублируются обязанности разных сотрудников? После чего можно переходить к оптимизации процессов. Найдите процессы, которые являются лишними, устранив дублирующие шаги. Возможно, придется добавить новые процессы, которые отсутствовали в первичном анализе. Далее примите решение, какие автоматизировать в первую очередь. Этап второй. Составьте план внедрения. Прежде всего, сформулируйте для себя цели: · ускорение поиска; · сокращения времени формирования шаблонов; · уменьшения количества ошибок при согласовании; · улучшения контроля за сроками исполнения; · сокращение времени формирования отчетов; · прочие цели. После этого назначьте сотрудников, ответственных за выбор программы и её внедрение. Обязательно оцените бюджет, сколько Вы готовы платить за программу. Далее проведите поиск и составьте список программ договорного учета с учетом Вашего бюджета и Ваших процессов, описанных на первом этапе. Не забывайте, что затраты могут включать в себя разные услуги. Уточните у разработчика про дополнительные расходы, помимо стоимости лицензии: · нужно ли оплачивать помощь в настройке и загрузке данных из других программ; · потребуется ли оплатить обучение сотрудников; · нужно ли оплачивать техническую поддержку или она уже включена в лицензию; · уточните стоимость доработки программы под Ваши дополнительные задачи. Список программ должен включать технические условия: · совместимость с операционными системы · тип программы: веб-сервис или десктоп. · наличие требований к дополнительному программному обеспечению. После тестирования демо версий и общения с разработчиками, выберите подходящее Вам решение, оплатите лицензию и переходите третьему шагу – внедрение программы на рабочих местах. Этап третий. Внедрите программу на рабочих местах. Рекомендуется проводить поэтапный перевод процессов договорного учета на выбранное программное обеспечение. Вначале организуйте пилотное использование базового функционала программы у двух-трех сотрудников, первых пользователей. На этом этапе собирается первая обратная связь и проводится активное общение с разработчиком. Далее подключайте к программе других сотрудников. Им помогут первые пользователи, кто участвовал в пилотном применении. После подключения к программе всех пользователей, можно переходить в рабочую эксплуатацию. Это означает переключение рабочих процессов договорного учета на программу. При необходимости создайте регламенты об обязательном применении программы на рабочих местах. После некоторого периода применения программы переходите к финальному четвертому этапу – анализу первых результатов. Например, через три месяца применения программы проанализируйте ключевой показатель – затраты времени на процесс. Проверьте, как уменьшились затраты времени в каждом процессе при использовании программы. Сравните его со временем, которое было зафиксировано на первом этапе выделения бизнес-процессов. Не забывайте про постоянные улучшения: - Передавайте разработчику пожелания и замечания от сотрудников. - На основе обратной связи вносите улучшения в бизнес-процессы. Программное обеспечение поможет взглянуть на договорной учет системно и структурированно. Подведем итог. Выявление правильных бизнес-процессов и формирование плана внедрения — это основа успешной автоматизации учёта договоров. Детальное понимание текущих процессов и задач, правильный подход к выбору и поэтапное внедрение помогут достичь поставленных целей. Подробнее о программных решениях "РП-Интеграция" rp-integra.ru/solutions/ Программа для учета договоров https://dogovor.rp-integra.ru/

Видео Как составить план внедрения программного обеспечения для учёта договоров автора РП-Интеграция: учет документов и договоров