Пять главных реестров договорного учета

Здравствуйте. Меня зовут Фархад Баширов. Более десяти лет я занимаюсь внедрением программных решений для учета документов и договоров в организациях. Подробнее о программных решениях https://rp-integra.ru/solutions/ В этом видео будет затронута тема договорного учета, а точнее то, каким образом структурировать этот процесс, какие блоки рабочих данных в него включать. Ответы на эти вопросы помогут при формировании регламентов договорной работы и описании соответствующих бизнес-процессов. Каждая компания по-своему видит структуру рабочих данных для договорного учета. Одни видят в данном процессе только таблицу по договорам. Для других договjрная работа начинается уже с анализа предварительных запросов. Так как еще до подписания договjра проводятся работы по обработке заявок, выбору контрагента и прочим задачам. На мой взгляд, договорной учет нужно рассматривать шире и как минимум, включать в этот процесс пять ключевых таблиц. Первой таблицей является реестр заявок или запросов Заявки бывают исходящие, когда Вы отправляете свои коммерческие предложения в роли поставщика. Также заявки бывают «входящие», если организация запрашивает их в виде предложений от поставщиков и исполнителей. Вести удобные реестры заявок необходимо с целью их дальнейшего анализа на предмет эффективности обработки и понимания, почему одни заявки перешли в договорные отношения, а по другим запросам не вышли на сотрудничество. Переходим к главной таблице - реестр договоров. Есть разные шаблоны реестров. Единого формата не существует, каждая компания включает в свои реестры необходимые ей столбцы, отражающие специфику деятельности и прочие требования. На практике в рамках одного предприятия могут формироваться разные реестры договоров, например, руководству важны статусы согласования, а также контроль исполнения и общие итоги, а исполнителям важны более детальные сведения по каждому своему договору. Третьим важным реестром будет справочник контрагентов, Ваших поставщиков и заказчиков. Данный справочник содержит детальные сведения по контрагентам в едином базе. Правильно организованный учет контрагентов позволяет создать справочник с «карточками контрагента», списком их сотрудников, информацией об отношениях с ними и, конечно же, сведениями о договорах и взаиморасчетах сторон. Четвертый ключевой блок данных - это реестр первичной документации. После подписания договора наступает ответственность исполнения соглашения с двух сторон. Каждая операция, например оплата или поставка товаров, подтверждается первичными документами, такими как счёт, акт, счет-фактура, кассовые чеки и прочие бланки строгой отчетности. Каждый такой документ должен проходить систему регистрации внутри предприятия. Это позволит контролировать статус первичных документов, а значит и операции по договорам. И наконец пятым в нашем списке будет реестр писем и корреспонденции. Работа по договорам сопровождается обменом деловыми письмами между всеми сторонами. Количество входящих и исходящих писем может исчисляться десятками и даже сотнями в рамках одного договора. Для контроля корреспонденции применяются отдельные реестры. Правильный учет писем позволит обеспечить их хранение и оперативный доступ к ним . Подведем итог. Распределение документов по озвученным реестрам позволит системно и структурировано подойти к договорной работе. Задайтесь простыми вопросами, как сейчас у Вас организовано хранение файлов по договорам и первичным документам, а также как Вы формируете отчеты? Если Ваш договорной учет - это файлы Excel и Word на разных компьютерах сотрудников, то самое время задуматься о переходе на уровень применения соответствующего программного обеспечения. Подробнее о программных решениях https://rp-integra.ru/solutions/ #автоматизацияучета #автоматизациядоговорногоучета #договорнойучет #учетдоговоров #реестрдоговоров #реестрдокументов #согласованиедоговоров #учетдокументов #контрольдоговоров #договорпартнер #докпартнер #документплюс #отделкадровплюс #клиентплюс #рп-интеграция #рпинтеграция #кадровыйучет #HR #программаотделкадров #кадроваяпрограмма #фархадбаширов #учетдоговоров #учетдокументов

Видео Пять главных реестров договорного учета автора РП-Интеграция: учет документов и договоров