Все рабочее время на подпись документов? Как подписывать документы.
Приветствую, Вас, Друзья!
Видел часто случаи, когда ГД на себе замыкал все подписи всех даже бухгалтерских документов, и гордился огромными пачками бумаги на столе, на которых как губернатор должен был ставить свои красивейшие резолюции (особенно прикольно, когда подпись у ГД большая с множеством завитушек ). У меня, например, супер лаконичная подпись, она эволюционировала со временем, когда много документов надо было подписывать
Много времени, на крупных предприятиях особенно, занимает подписание документов. Как оптимизировать этот процесс:
1. Регламентировать время в течении которого Вы подписываете документы, например два раза в день с 11 до 12 и с 16 до 17. Об этом должны знать сотрудники, приносящие документы на подпись.
2. В случае отсутствия на рабочем месте в течении нескольких дней есть два варианта – либо разгребать потом завал бумаг на столе, либо делегировать право подписи на момент отсутствия приказом доверенному заместителю – такой вариант я регулярно практиковал, дабы не тормозить работу и процессы.
3. Оставьте себе документы: договора, акты выполненных работ, прочие закрывающие документы, по которым подпись = юридическое решение по договорным отношениям. Остальные делегируйте приказом на замов. Не включил в перечень счета, так как их тоже можно и удобнее согласовывать либо в базе ERP либо в почте или другом чате, ставить в копию доверенного зама (как правило это заместитель по финансам или главный бухгалтер, и можно не подписывать оригиналы.
4. Соблюдайте правило трёх подписей. Это когда на документе до Вашей стоят еще 1-2 подписи ответственных сотрудников. Видя их, если Вы доверяете своим замам, можно не анализировать детали и подписывать автоматически. Почему трёх подписей, просто когда их больше, например, 7 это слишком сильно тормозит процесс принятия решения и развитие в целом.
5. Попросите помощника (секретаря), чтобы документы складывались одинаково – не стесняйтесь, чтобы постоянно не крутить бумаги по 2 раза в день.
6. Поручите исполнителям кратко писать комментарии на прикрепленных листочках, чтобы долго не разбираться и не отрывать их от дел потом звонками.
7. Если документы подписаны – сразу отдавайте их в доступ исполнителям, бывает часто, что они их сильно караулят и ждут.
8. Вообще, все документы, попадающие на подпись директору должны по факту быть подписаны автоматически в 99%, это означает, что процесс работает верно и все Ваши замы и помощники не зря получают зарплату. Не подписанные документы – снимаются очки с замов и исполнителей за сбои в организаци процессов.
9. Бюрократия должна быть комфортной. Это означает, что сроки реализации решений не должны влиять на качество этих решений.
УДАЧИ В ПОДПИСАНИИ!
Если у кого какие ещё фишки или интересные истории с подписанием документов - пишите в комментариях :)
Мои контакты:
rogalev.den@yandex.ru
инстаграм: rogalev.den
http://rogalevconsulting.ru/
Видео Все рабочее время на подпись документов? Как подписывать документы. канала Денис Рогалёв
Видел часто случаи, когда ГД на себе замыкал все подписи всех даже бухгалтерских документов, и гордился огромными пачками бумаги на столе, на которых как губернатор должен был ставить свои красивейшие резолюции (особенно прикольно, когда подпись у ГД большая с множеством завитушек ). У меня, например, супер лаконичная подпись, она эволюционировала со временем, когда много документов надо было подписывать
Много времени, на крупных предприятиях особенно, занимает подписание документов. Как оптимизировать этот процесс:
1. Регламентировать время в течении которого Вы подписываете документы, например два раза в день с 11 до 12 и с 16 до 17. Об этом должны знать сотрудники, приносящие документы на подпись.
2. В случае отсутствия на рабочем месте в течении нескольких дней есть два варианта – либо разгребать потом завал бумаг на столе, либо делегировать право подписи на момент отсутствия приказом доверенному заместителю – такой вариант я регулярно практиковал, дабы не тормозить работу и процессы.
3. Оставьте себе документы: договора, акты выполненных работ, прочие закрывающие документы, по которым подпись = юридическое решение по договорным отношениям. Остальные делегируйте приказом на замов. Не включил в перечень счета, так как их тоже можно и удобнее согласовывать либо в базе ERP либо в почте или другом чате, ставить в копию доверенного зама (как правило это заместитель по финансам или главный бухгалтер, и можно не подписывать оригиналы.
4. Соблюдайте правило трёх подписей. Это когда на документе до Вашей стоят еще 1-2 подписи ответственных сотрудников. Видя их, если Вы доверяете своим замам, можно не анализировать детали и подписывать автоматически. Почему трёх подписей, просто когда их больше, например, 7 это слишком сильно тормозит процесс принятия решения и развитие в целом.
5. Попросите помощника (секретаря), чтобы документы складывались одинаково – не стесняйтесь, чтобы постоянно не крутить бумаги по 2 раза в день.
6. Поручите исполнителям кратко писать комментарии на прикрепленных листочках, чтобы долго не разбираться и не отрывать их от дел потом звонками.
7. Если документы подписаны – сразу отдавайте их в доступ исполнителям, бывает часто, что они их сильно караулят и ждут.
8. Вообще, все документы, попадающие на подпись директору должны по факту быть подписаны автоматически в 99%, это означает, что процесс работает верно и все Ваши замы и помощники не зря получают зарплату. Не подписанные документы – снимаются очки с замов и исполнителей за сбои в организаци процессов.
9. Бюрократия должна быть комфортной. Это означает, что сроки реализации решений не должны влиять на качество этих решений.
УДАЧИ В ПОДПИСАНИИ!
Если у кого какие ещё фишки или интересные истории с подписанием документов - пишите в комментариях :)
Мои контакты:
rogalev.den@yandex.ru
инстаграм: rogalev.den
http://rogalevconsulting.ru/
Видео Все рабочее время на подпись документов? Как подписывать документы. канала Денис Рогалёв
Показать
Комментарии отсутствуют
Информация о видео
Другие видео канала
Связи и ПанибратствоЧасть 7. Как поставить свою подпись без ответственностиНе нравится работа? Как понять, что вам пора уволиться || Лариса ПарфентьеваКак придумать свою подписьКак правильно ставить подпись на документахСправочная информация организация документов и статей для саморазвитияКомпетенция мирового судьиПОДпись, ставится Мужчиной или Женщиной. Как подписывать, если под ПРИНУЖДЕНИЕМ. Каноны. V.C. …….Как освободить себя от ненужной информации? Заработать на время. Купить время?Золотые наручники. Как быстро стать эффективным руководителем? Часть 2.Деньги в бизнесеГалилео. ПодписьКак писать письма, чтобы получать "ОК"?ТАЙНА ПОДПИСИ, успех,Как я стал ген.директором и как построить компанию за 2к руб. и 2 недели. Денис РогалёвНайди у кого спросить. Как стать эффективным руководителем? Часть 7.11. Судебная система. Может ли судья судить Меня (Человека, Суверена). Николай Буров. 2018.04.14ТЕОРИЯ VS ПРАКТИКА. ПРОИЗВОДСТВЕННИК против БИЗНЕС КОНСУЛЬТАНТА! Бережливое Производство.Ремонт и дизайн 2021 тенденции. Цена ремонта квартиры в 2021. Ремонт квартиры в новостройке под ключ