Digitale Posteingangskörbe für die Personalakte in SAP 1/3

Die digitalen Posteingangskörbe wurden von inPuncto und IT2 wurden entwickelt, um den Posteingang von Personal-Dokumenten zu strukturieren, damit Sie sich voll und ganz auf die Bearbeitung der verschiedenen Dokumente konzentrieren können.

Wie funktionieren die digitalen Posteingangskörbe von inPuncto und IT2? Nachdem Sie im SAP-System eine entsprechende Personalakte aufgerufen haben, erscheinen auf der rechten Seite eine Übersicht über diese Personalakte sowie die Posteingangskörbe. An die Posteingangskörbe können Sie alle Dokumente in jedem Format (Bild, Textdatei, Dokument, PDF…) schicken, die einen Mitarbeiter betreffen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Dokumente per E-Mail an bestimmte Posteingangskörbe zu schicken. Sie können außerdem Papierdokumente direkt in den richtigen Posteingangskorb scannen oder bereits vorhandene elektronische Dokumente per Drag&Drop in der entsprechenden Inboxen abspeichern.

Es gibt zwei verschieden Arten von Posteingangskörben: Generische Inboxen und Prozess-Inboxen:
Die generischen Inboxen (z.B. „Personalbereich allgemein“) können von jedem Personalmitarbeiter, der mit SAP arbeitet, angesehen und bearbeitet werden.
Unter den generischen Posteingangskörben finden Sie die sog. Prozess-Inboxen für Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder andere Prozesse in SAP. Diese Inboxen eignen sich besonders für Mitarbeiter, die keinen Zugang zu einem Computer haben, wie z.B. Produktionsmitarbeiter. Diese können dann einen Papier-Urlaubsantrag ausfüllen, diesem von ihrem Vorgesetzten unterschreiben lassen und anschließend wird der Antrag eingescannt, der entsprechenden Personalakte in SAP zugeordnet und kann dann von einem Personalmitarbeiter bearbeitet werden. Nach der Bearbeitung werden die Dokumente in das PDF-Format umgewandelt, um eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten.

Im nächsten Video erfahren Sie, wie Sie die Bearbeitung der Posteingangskörbe spezifizieren können.

Weitere Informationen zur elektronischen Personalakte finden Sie auf unserer Homepage: http://goo.gl/XnRnCa

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