Электронная трудовая книжка. Что делать работодателям?

Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

Работодатели в течение 2020 года должны провести следующие мероприятия:
-внести изменения в соглашения и коллективные договоры и (при необходимости) принять (изменить) локальные нормативные акты;
-обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;
-уведомить работников в письменной форме об указанных изменениях трудового законодательства.

Работодатель должен уведомить каждого работника в срок до 30 июня 2020 года включительно об изменениях в трудовом законодательстве, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

То есть работник, который уже работает вправе выбрать один из вариантов:
-либо «бумажный» вариант ведения трудовой книжки;
-либо электронный вариант трудовой книжки.

О своем решении работник должен сообщить работодателю (написать письменное заявление) в срок до 31 декабря 2020 года (включительно).
То есть у работника как минимум есть полгода на раздумье о судьбе своей трудовой книжки.

Если работник хочет сохранить «бумажную» трудовую книжку, то его право на сохранение бумажной формы остается и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Информация о выбранном работнике решении будет храниться в базе ПФР.
А если работник проигнорирует заявление? В этом случае работодатель будет продолжать вести «бумажную» трудовую книжку.

Важно!
Если работник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года, то у таких работников (независимо от их желания) данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

Кроме того, с 1 января 2021 года электронные трудовые книжки нужно вести в отношении работников, которые до конца 2020 года выбрали (т.е. написали письменное заявление работодателю) электронный вариант ведения их трудовой книжки.

Действия работодателя, если работник подаст заявление о ведении электронной трудовой книжки:
-работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение;
-при выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.

Действия работодателя, при сохранении работником бумажной трудовой книжки:
-работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в «бумажную» трудовую книжку (т.е. по сути, работодатель ведет двойную работу);
-право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется у работника при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
-сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Новая отчетная обязанность для работодателя с 2020 года

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа, следующего месяца, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.
А с 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Важно!
В настоящее время разработана форма СЗВ-ТД, которая будет использоваться работодателями для передачи сведений в ПФР. Штрафов за ее непредставление или представление с нарушением срока, не установлено.

Cмотрите об этом материал, подготовленный Управляющим партнером компании "РосКо - Консалтинг и аудит" Аленой Талаш.

Читайте: https://rosco.su/consult/gotovimsya-k-perekhodu-na-elektronnye-trudovye-knizhki/

Все самое интересное о налогах, праве и бухгалтерском учете от ведущей консалтинговой компании в России "РосКо".

Будь в курсе последних новостей, смотри и читай нас там, где тебе удобно: Канал на YouTube - https://www.youtube.com/c/RosCoConsultingaudit/
Facebook - https://www.facebook.com/roscoaudit/
ЯндексДзен - https://zen.yandex.ru/id/5b84df3fa459c800a93104a0
Twitter - https://twitter.com/RosCo_audit
Instagram - https://www.instagram.com/rosco.consulting/
https://rosco.su/

Видео Электронная трудовая книжка. Что делать работодателям? канала RosCo | Consulting & audit