Benutzer- & Rollenmanagement für Audit & IKS in der Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation ist Teamarbeit.
Damit Prozesse vollständig, korrekt und GoBD-konform beschrieben werden, müssen die richtigen Personen strukturiert eingebunden werden.

In diesem Video erfahren Sie:
• wie Sie neue Benutzer im Bereich „Team“ anlegen
• welche Rollen (z. B. Formularbenutzer) Sie vergeben können
• wie der automatische Einladungsprozess per E-Mail funktioniert
• wie lange der Link zur Passwortvergabe gültig ist
• wie Sie gezielt Formulare einzelnen Personen zuweisen
• wie Verantwortlichkeiten im Dashboard transparent dargestellt werden

Der typische Ablauf:
1. Benutzer anlegen (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse)
2. Rolle definieren
3. Automatische E-Mail zur Passwortvergabe (24 Stunden gültig)
4. Formularzugriff individuell zuweisen
5. Verantwortlichkeiten im Dashboard kontrollieren

Besonders wichtig ist die klare Rollentrennung:
• Formularbenutzer erfassen Informationen aus den Fachabteilungen
• Auditoren prüfen Änderungen im Vier-Augen-Prinzip
• Administratoren steuern Zugriffsrechte und Systemstruktur

Diese saubere Rollenstruktur unterstützt:
• Nachvollziehbarkeit
• Internes Kontrollsystem (IKS)
• revisionssichere Versionierung
• klare Verantwortlichkeiten im Unternehmen

Gerade im Kontext einer Betriebsprüfung ist es entscheidend, dass dokumentiert werden kann, wer welche Angaben gemacht hat und welche Rolle im Prozess verantwortlich ist.

VD2 verbindet hier Benutzerverwaltung, Formularlogik und Compliance-Anforderungen in einem strukturierten System – ohne Medienbruch und ohne unklare Zuständigkeiten.

Am Ende geht es um eine zentrale Frage:
Sind Ihre Verantwortlichkeiten in der Verfahrensdokumentation klar geregelt – oder nur informell verteilt?

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