.
Какие бывают виды ЭДО между заказчиком и исполнителем

Документооборот с наёмными исполнителями постепенно оцифровывается. Заказчик и подрядчик могут сотрудничать удаленно. Во избежание проблем с налоговой заказчику необходимо сохранять чеки из приложения «Мой налог» от исполнителя, а также подписанные им акты выполненных работ. Переписка сторон, например, обсуждение макетов, внесение изменений и т. д. обеспечит подлинность заключенных сделок в случае возникновения вопросов у налоговой.



Традиционный способ подписания документов в бумажном виде, отправка их по почте требуют времени и денежных средств, включают риски задержки их предоставления, потери и т.д. В целом, бумажный документооборот имеет много очевидных минусов: низкая собираемость первичных документов, долго, дорого, много людей вовлечено в процесс. При этом электронный документооборот значительно упрощает процесс. Это удобный и надежный способ.

Какие бывают виды ЭДО между заказчиком и исполнителем

Обмен документами посредством ЭДО

Процесс выстроен следующим образом:

- Заказчик проходит регистрацию в необходимом сервисе, становится обладателем усиленной неквалифицированной подписи. Далее он просит исполнителя зарегистрироваться в сервисе.
- Исполнитель регистрируется и удаленно проходит верификацию, чтобы получить усиленную неквалифицированную подпись. Сначала самозанятый загружает фото паспорта в хорошем качестве. Далее алгоритм системы может попросить сделать селфи с паспортом или проговорить определённый текст на видео. После осуществления проверки предоставленных файлов исполнитель получает подпись.
- Начинается электронный документооборот между заказчиком и самозанятым. Один из них создает документ, подписывает и отправляет его другой стороне.
- Партнер изучает и подписывает документ в случае отсутствия разногласий с другой стороной.
- Завизированный партнёрами документ остаётся в личном кабинете и у заказчика, и у исполнителя.

Обмен документами с помощью онлайн-сервиса ЭДО

В данном случае документооборот с самозанятыми происходит в экосистеме защищенного сервиса, поэтому исполнителю необходима лишь простая ЭП. Чаще всего самозанятому потребуется загрузить в сервис фото паспорта, а также свою фотографию с паспортом и определённым идентификационным признаком (одним из вариантов может быть ФИО и текущая дата, написанные на листе бумаги). Стороны всегда могут найти необходимые документы в сервисе, выгрузить их и распечатать. Если заказчик с самозанятым исполнителем решили обмениваться документами, завизированными простой или неквалифицированной подписью, следует прописать этот момент в договоре или дополнительном соглашении к нему.



Обмен документами без участия посредников

Этот способ подразумевает отсутствие третьих сторон при ЭДО. Как вариант, можно отправлять друг другу файлы через мессенджеры или по электронной почте. Для этого исполнителю будет необходима усиленная квалифицированная подпись, оформленная заранее.

- Самозанятый получает квалифицированную подпись и устанавливает на собственный компьютер криптоплагин для подписи файлов.
- Далее самозанятый создает документ и подписывает его электронной подписью.
- Документ отправляется заказчику способом, указанным в договоре.
- После получения документа заказчик удостоверяется в подлинности сертификата электронной подписи. При отсутствии в документе ошибок и разногласий между сторонами, заказчик подписывает документ и отправляет его самозанятому.

Недостатки перечисленных способов: часто люди недоверчиво относятся к удалённой процедуре верификации и не желают предоставлять необходимую информацию у исполнителя могут отсутствовать необходимые навыки работы с гаджетами, электронной почтой, что вызовет дополнительные трудности при взаимодействии сторон подписание документов может затянуться по разным причинам: произошёл технический сбой в работе сервиса, электронное письмо оказалось в папке со спамом и т.д. если говорить про усиленную квалифицированную ЭП, то исполнитель может ее приобрести лишь за деньги, самостоятельно посетив удостоверяющий центр. Кроме того, пользователь должен будет купить, установить и настроить специализированное ПО, что также может стать проблемой для исполнителя.