Мне надо отправить отказное письмо, но я не знаю точно как это правильно сделать. Может что-то подскажете или вообще расскажете как его оформить?

Я никогда не сталкивалась с таким вопросом и поэтому не могу ничего вам советовать. Но думаю, что работники почты точно могут вам подсказать, как правильно все сделать.

Советы работников почты конечно же могут пригодиться, но почему-то мне кажется у них маловато опыта и знаний... ведь сейчас практически все делается по другому, учитывая новые технологии. Что касается вопроса автора, то думаю есть смысл заглянуть сюда https://nacsert.ru/otkaznoe-pismo-po-sertifikaczii-prod/ Почему-то я считаю, что там вам и подскажут да и расписано там все подробно. Сами посмотрите!