Как управлять командой, делегировать и быть эффективнее!

Любой руководитель стремится организовать работу коллектива таким образом, чтобы команда работала слаженно, когда каждый выполняет всю задачу целиком, отвечает за свой участок работы. Но для того, чтобы работа сотрудников выполнялась четко, как часы, часы сначала надо настроить. Как? Думаем вместе.
Начальник-лидер берет на себя все проблемы команды и решает их самостоятельно, а начальник, взращивающий лидера, делегирует ему часть решения проблем сотрудников. Существуют определенные шаги при переходе к делегированию.

6 лучших способов делегировать и управлять командой
Делегирование – это административный процесс, при котором полномочия по выполнению определенной задачи передаются другому человеку.

Даем указания. Например: «Нам необходимо внедрить новую форму в учреждении, выясни, кто занимается пошивом, выяви лучшие фабрики. С мая начнем». Начальник принимает решение и доводит его до своих подчиненных. Это еще не передача полномочий и не делегирование.
Продаем идеи. Например: «Коллеги, я считаю, что нам пора внедрять универсальную форму в компании. Это лишний раз подчеркнет наш бренд, станет отличной визитной карточкой для посетителей и позволит выйти компании на новый уровень». Начальник самостоятельно принимает решение, дает этому решению обоснование, «продавая» идею сотрудникам.
Консультируем. Например: «Коллеги, думаю, что нам пора внедрять форму. Что думаете по этому поводу?» Перед принятием решения руководитель спрашивает мнение коллег, при этом подчеркивая, что решение в любом случае останется за ним.
Достигаем согласия. Например: «Коллеги, предлагаю обсудить, не пора ли нам ввести универсальную форму, и примем решение. Предлагаю каждому высказаться, что думаете?» Начальник приглашает сотрудников к разговору и обсуждению проблемы в целях достижения консенсуса. Он, как и другие члены команды, имеет лишь один голос.
Советуем. Например: «Я считаю, сто такой подход – правильный выбор. Но решение – за вами». С одной стороны, начальник высказывает свое однозначное мнение по вопросу, с другой, окончательное решение сотрудники принимают самостоятельно.
Информируем. Например: «Коллеги, решите самостоятельно, какая универсальная форма станет лучшим решением для нашего коллектива. Предлагайте свое решение, мне важно ваше мнение». Начальник дает возможность команде принимать решение самостоятельно, но при этом просит коллег проинформировать его о результатах обсуждения.
Делегируем. Например: «Коллеги, что за предложение различных моделей форм нам вчера поступило на почту?». Команда самостоятельно разбирается с возникшей проблемой, а у руководителя появляется больше времени на управленческие решения.
Как развивать способности делегировать и управлять командой?
Передача полномочий делегирования с первого по седьмой происходят поэтапно. Не забывайте про индивидуальный подход как для каждой конкретной задачи, так и об индивидуальном подходе для каждого сотрудника. Обсуждайте с каждым топ-менеджером его уровень полномочий, определяя зону ответственности.

Развивайте
Эффективная коммуникация имеет решающее значение для делегирования и является критически важным компонентом, учитывающим многие правила успеха. Раз в полугодие подводите итоги деятельности сотрудника (вот он, тренинг лидерства!). Индивидуальные встречи будут иметь больший эффект. Не забывайте в период таких встреч снимать погоны руководителя. В разговоре обсудите, каких успехов добился сотрудник, что получилось, или наоборот, не получилось. Какие профессиональные качества у сотрудника сильные, какие – слабые? Над развитием каких компетенций ему еще надо поработать? Какие новые функции и полномочия взял на себя? Какие курсы прошел за этот период? В каком проекте принял участие и как оценивает свой вклад в реализацию данного проекта? Как оценивают данный вклад коллеги? К чему стремиться сотрудник, какие задачи ставит перед собой в дальнейшем?

Поблагодарите за работу
Спросите, комфортно ли работается в компании и лично с вами, как с руководителем? На что, по мнению сотрудника, следует обратить внимание, чего не хватает компании и что хотелось бы поменять для лучшего результата?

Обсудите зону ближайшего развития
По какой траектории сотрудник планирует свое самосовершенствование в течение года. Какие ему следует усилить или развить компетенции. Чтобы быть максимально эффективным в данной должности, какие личностные качества следует проработать. Какие курсы или тренинги пройти. Если сотруднику необходимо сопровождение наставника, то в какой области?

Фасилитатор: больше слушайте, меньше говорите
На совещаниях соблюдайте нейтралитет, не вмешиваясь в обсуждение вопросов. Будьте фасилитатором. Действуйте как посредник, а не как лицо, принимающее решения. Однако контролируйте тайминг, не позволяя сотрудникам забывать о цели встречи. Не стремитесь к заполнению пауз, дайте людям время, чтобы обдумать проблему и начать говорить.

Верьте, что сотрудники способны принять решение самостоятельно.

Вы должны достичь уровня, на котором вы можете доверять своей команде в выполнении задач так, как если бы вы это делали, или даже лучше, без вашего вмешательства.

В конце концов, вы уже наняли лучших специалистов и выбрали лучшего человека, который возьмет на себя эту задачу.

4 совета делегирования для управления командой
Делегирование полномочий находится на правильном пути, если управленческий персонал способен легко работать со своими подчиненными над достижением повседневных результатов.

Это включает в себя доверие к навыкам и талантам ваших сотрудников, а также к их приверженности выполнению работы.

Отпускание означает, что после того, как вы делегировали задачу подчиненному, вы не должны постоянно проверять его через плечо, правильно ли он поступает.

Устанавливайте границы
Анархия – мать порядка. Четко обозначьте границы, иначе самоорганизация может привести к совершенно неожиданным результатам. Здесь будет уместным составить перечень нарушений, за которые вы готовы уволить сотрудника. Приведем примеры: подрыв репутации компании, кража, «сливание» информации и сотрудничество с конкурентами.

Важно: пропишите ценностные ориентиры (командная работа, постоянное саморазвитие, клиентоориентированность и т.д.) для компании и для каждого сотрудника в отдельности. Люди смогут опираться на данный перечень при взаимодействии между собой и оказывании услуг потребителям. Не забудьте прописать о выполнении поставленной задачи в срок, соблюдении договоренностей, и, конечно же, о репутации.

Вносите ясность
Никому не нравятся непонятные инструкции или сообщения. Чаще всего они сбивают людей с толку и могут демотивировать, особенно на рабочем месте.

Не будьте тем менеджером, который часто заставляет людей задаваться вопросом: «Что именно я должен делать?».

Вы не можете позволить себе экономить на деталях, даже если вы думаете, что сотрудник может в этом разобраться. Убедитесь, что требования к задаче четко прописаны, как и сроки.

Вы также должны объяснить причину делегирования задачи команде или отдельному лицу, которому вы ее доверяете.

На самом деле это возможность вселить уверенность в сотрудников, когда они возьмут на себя ответственность.

Интересно: Исследование, проведенное Колумбийским университетом показало, что сотрудники будут более позитивно реагировать на делегирование, если они хорошо осведомлены о преимуществах, присущих новым задачам, которые они должны взять на себя.

Если вы не внесли ясность при делегировании задачи своему сотруднику, вполне возможно, что у него сложится впечатление о том, что на него просто сваливают свою работу.

Важно: Придерживайтесь определенных правил обратной связи (давайте обратную связь сразу; обсуждайте не личность, а конкретное поведение; обсудите за один раз один аспект поведения; ведите диалог, а не монолог; говорите правду).

Используйте местоимение «мы» вместо «я»
Говоря о результатах с позиции «мы», вы признаете равенство и значимость всей команды в их достижении, вклад каждого. Таким образом, вы мотивируете команду на достижение результатов.

Проводите стратегические совещания. Обсуждайте средне- и долгосрочные бизнес-цели со своими коллегами. При этом будьте на равных. Замените фразы «спустить вниз», «донести до персонала» на «мы обсудим, решим, придумаем».

Обсуждайте ошибки
Теперь задача выполнена, пришло время оценить работу сотрудников.

Оценка является обязательной, если вы хотите извлечь уроки из этого опыта на будущее, а не найти виноватых. Пришло время сесть со своей командой и пройтись по задаче, которую они выполняли.

• Спросите их об ожиданиях перед началом выполнения задачи, об их трудностях, о том, как они их решили и чему научились на этом опыте. Что нового они узнали о себе, попав в неприятную ситуацию? Какие три ключевых урока вынесли? Как можно предотвратить подобную ситуацию в будущем? Пусть это будет планом для следующего делегирования, потому что это практично и, следовательно, применимо. Проведите коллективный мозговой штурм по поиску решений.
  
• Сравните результаты с ожидаемыми результатами и методами, которые вы использовали для выполнения задач.
  
• Подумайте о лучших методах, которые вы могли бы использовать. Подумайте о других новых идеях. Чтобы убедиться, что эта информация не будет потеряна, задокументируйте процесс оценки.
  

Успешное делегирование является арсеналом любого руководителя или бизнес-лидера. Это проверенная техника, которая помогает руководству и персоналу учиться и расти.

Есть известный бизнес-девиз, который гласит: если менеджер покидает компанию и некому легко взять на себя ответственность, значит, менеджер не справился со своими основными обязанности. Делегирование полномочий – основная работа менеджера.

Важно: чем лучше менеджер делегирует, тем лучше команда.