Papierloses Büro zuhause mit Synology DS218j: Workflow, Scanner, Software und Cloud-Integration

Mein Workflow vom Scan bis zum Schredder: Schritt für Schritt erklärt
(Entschuldigt bitte die Audioprobleme, ab dem nächsten Video tritt das nicht mehr auf).

UPDATE: Ich habe mein NAS einem Upgrade unterzogen: https://www.youtube.com/watch?v=dLroTWC0GuA

Ich benutze zum Scannen einen Einzugscanner von Canon, der duplex scannen kann und dessen Software eine automatische Texterkennung (OCR) ermöglicht. Die Scans landen dann auf meinem Synology NAS (Synology DS218j). Auch mobil mit dem iPhone sind Scans direkt auf das Synology NAS möglich, entweder über Dropbox oder wie in diesem Video beschrieben auch über WebDAV: https://www.youtube.com/watch?v=5spmYbLGDfI

In diesem Blogbeitrag findet ihr wichtige Infos zur Scan-Software für MacOS:
https://ingenieurs-blog.de/2019/11/03/canon-veroeffentlicht-scan-software-captureontouch-fuer-macos-catalina-64-bit/

Scanner: https://amzn.to/2JYfbqG (Update: Mittlerweile gibt es die Software auch für MacOS Catalina, daher uneingeschränkte Kaufempfehlung!)
Synology Netzlaufwerk (NAS): https://amzn.to/2JRKNOB
NAS-Festplatten: https://amzn.to/2JRKZxj
Schredder: https://amzn.to/32E8GBS

Achtung! Bitte nur Dokumente schreddern, die ihr NICHT mehr im Original benötigt. Lasst euch im Zweifel auch von eurem Steuerberater beraten. Ich persönlich schreddere z.B. keine steuerrelevanten Unterlagen. Dieser Workflow ist nur für mich privat geeignet, Unternehmer und Unternehmen unterliegen ganz anderen Anforderungen.

Bei diesen Links handelt es sich um Affiliate-Links. Ich bekomme dafür eine kleine Provision, ihr bezahlt aber nicht mehr als ohne diesen Link.
Damit habt ihr die Möglichkeit, meinen Kanal zu unterstützen und ihm beim Wachsen zu helfen. Ich bedanke mich im Voraus für eure Unterstützung und freue mich schon auf das nächste Projekt!

Ich habe außerdem unter https://ingenieurs-blog.de/2019/07/22/papierloses-buero-software-workflow-mit-synology-ds218j/ einen weiterführenden Artikel über die Inhalte dieses Video verfasst. Schaut unbedingt mal vorbei, hier habe ich im Gegensatz zum Video auch die Möglichkeit, nachträglich auf Kommentare von euch zu reagieren und Infos unterzubringen, nach denen ich gefragt werde.

Natürlich könnt ihr euer papierloses Büro auch auf einem NAS von QNAP anstelle des Synology NAS laufen lassen, ich habe jedoch persönlich noch keine Erfahrung mit QNAP gemacht, daher kann ich dazu auch keine Beurteilung abgeben.

Wen das Thema Buchhaltung im papierlosen Büro interessiert, sollte sich von dem bekannten Fotografen @Stephan Wiesner das folgende Video ansehen: https://www.youtube.com/watch?v=SPeqI64pI1E
Hier erklärt er anschaulich aus der Praxis, wie er mit seinen Rechnungen, Angeboten und Steuererklärungen umgeht.

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